★豆情報★
  • office2010 は 2020年10月13日にサポートを終了しました。セキュリティ上、のりかえをおすすめします

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ExcelとWordで困ることをなるべく少なくしたい!と思う話。

ファイル原本を修正かけて上書き保存は悪です。マジやばいです。

リモートワークが進む昨今、皆さん自宅でWordExcel作業してらっしゃいますか?
こんな困った事になったり、逆に、困ったちゃんに遭遇して「ウワアア」てなっている方も増えていると思います。

私も慣れないうちはやりました。やらかしました。めっちゃ呆れられました。
当時は「こんなこともできない自分は社会の役に立つのだろうか」
と深刻に考え、辛かったです。

そして、私の勤めが長くなれば逆にやられました・・・。そういうものですね。

こんなこと↓ ありませんでしたか???

ExcelWordのアルアル!例文1

(*_*)「すみません編集してたらどうも計算式うまくいかないエラー出てて」

( ゚Д゚)「これ原本呼んで入れなおした方いいですよ。
Excelファイルのテンプレート原本はどこですか、PCに残ってますか?」

(*_*)「・・・えっ、わかんないです。上書き保存しました

( ゚Д゚ )「・・・・マジですか」

(*_*)「直せますかねーこのファイル」

( ゚Д゚#)「え、あ、。。。。それ計算式入ってたんだけど数式消してないですか。。。。」

ExcelWordのアルアル!例文2

(*_*)「印刷の余白がうまくいかないなぁ、行間も広がりすぎだ」

( ゚Д゚)「これB4で出力してるみたいだけど用紙A4設定みたいだよ」

(*_*)「文章入れたら自動できれいになるものじゃないんですか?」

( ゚Д゚ )「…印刷だとそこまで都合よくはできないカナー」

ExcelWordのアルアル!例文3

(*_*)「このWord、文章が全然編集できないんですよ!」

( ゚Д゚)「どれどれ・・・あっ」

(*_*)「どうしたんですか?」

( ゚Д゚ )「【互換モード】【読み取り専用】。。。
(レイアウト崩れっかもしれん)」



上記みたいなこと、体験ありませんか?ないですか?
そういったことをしないように、とかこういったことが起きた時のために万が一の保険!

ちょっとできる風のファイル保存方法

メールで届いたものは、安全なことがわかったらまずPC端末に保存しましょう

☆保存した添付ファイルはもう一度セキュリティチェックしてください。セキュリティソフト入れてるなら、ファイル名「右クリック」すれば「ファイルスキャン」出てくるから。お願いします。

☆添付ファイルメールで届いた後、開いて、保存しないでそのまま編集してる人!
危ないですよ!
まず届いたら保存してください。マジでお願いします。

元データーを損ねずコピーを開く方法をマスターしましょう

Microsoft OfficeでもApache OpenOfficeでも、Libre Officeでもできる技です!
ファイルエクスプローラーを使って、保存した原本データーの場所をまず覚えてください。行方不明になりそうな場所にあったら移動してください。

その後
コピーつくってから開くようにしましょう!

元データーは
方法その1:右クリックして「コピー」して「貼り付け」
でもいいですし。
方法その2:右クリックして「新規作成」
を使う方法でもOKです。

この「新規作成」です。元データーを損ねない方法として便利

方法その2 の方を覚えておくとちょっとカッコイイかもしれない(?)

Microsoft officeの保存・利用の補助情報について

できるネット より
WordやExcelのファイルを複製(コピー)してから編集するには

GetNvie Web より
【ワード使い方講座】ファイルコピーをマスターすれば文書作成が劇的に早くなる

本当は怖いExcelの話 より
新入社員必見!知らないと怒られるExcel暗黙のルール7選

さらにやっておくと良いお守り機能。「バックアップを自動的に作成」


(;´Д`)「ギャー途中でフリーズしたあああ!!」

・・・なんて、データ飛んでしまったときのために!
ソフトで文章作成する前に!
自動バックアップをオン!にしておくと「ある程度は」復元のための保険になります。
「ある程度」と表現した理由としましては、
直近のある程度までのものを回復するための手段
であって
今から案内する自動バックアップ設定についてはどこまでもさかのぼって回復できる、というわけではありません。
「〇日前に保存したデーター復旧したい」だと難しいこと多いのでご注意ください。基本は名前別名でこまめに保存が安全です。お守り機能です。

デスクトップ版のMicrosoft officeでもLibreOfficeでもApache OpenOfficeでも備わってる機能なので、在宅環境で文章作成する方はぜひ設定替えて使ってみてください。
作成データーを救出するときの助けになるかもしれません。

Microsoft office ファイルバックアップ作成方法

NEC サポートより
https://faq.nec-lavie.jp/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=021591Word 2019でファイルを更新したときにバックアップファイルを作成する方法

Apache OpenOffice ファイルバックアップ作成方法

OpenOffice.org導入支援
株式会社フジみらいによるOpenOffice.org導入支援プロジェクト より
http://www.fujisekkei.sakura.ne.jp/ooo/?p=949
バックアップファイルを作成する

LibreOffice ファイルバックアップ作成方法

LibreOffice 公式サポートより
ドキュメントを保存するたびにバックアップファイルを作成するには

https://help.libreoffice.org/6.1/ja/text/shared/guide/doc_autosave.html?DbPAR=SHARED


印刷をする予定であれば先に「印刷レイアウト」を触って、ひな形を作ってから文章を入れよう

☆用紙サイズ変更も、余白設定も一番最初!

☆次に文章適当に入れて行間調整!

☆できたら印刷プレビューで見直し!良ければ保存!

B4以上の印刷や、ハガキなどの特殊紙は印刷テスト一回してから、本番の文章入れた方がいいかもしれません。
印刷機本体の設定とあってない状態のこともありますので、プリンター設定も確認できたらいいですね。

私はWordExcelを印刷する際は先にひな形つくって、仕上がり確認してからテキストや表入れてます。

【互換モード】【読み取り専用】ってついてるファイルは取扱注意品

WordやExcelのバージョンでファイル拡張子が違うことがあります。なので、互換モードというのが出てきます。

LibreOffice calc(Excel)の画面。読み取り専用、と出ています。これが出てるときは注意。

ファイル拡張子は、ファイル名を右クリック→プロパティで見れます
右クリックして、プロパティをさがそう
ファイル拡張子が

☆Wordで「doc」だと古いです。.docx に別名で保存しなおしましょう。

☆Excelで「xls」だと古いです。.xlsxに別名で保存しなおしましょう。

このファイルは「xls」なので古い。Excelのバージョンが2013以上だとうまく動かない計算式も出てきます。

ただ、実は、互換モードや読み取り専用を解除すると、レイアウトが崩れたり、計算式がうまく動かないところが出てきてしまう、というリスクもありますので、互換性を解除して利用はかなり注意が必要です。

一番最初に会話のやり取り「>ExcelWordのアルアル!例文3」の中で、

( ゚Д゚ )「【互換モード】【読み取り専用】。。。
(レイアウト崩れっかもしれん)」

と言ってるのはそういうことでして。

ただ、ビジネスマナーとして相手が使っているExcelWordバージョンが不明な場合、ある程度閲覧可能な「互換モード」で送るという風潮みたいなので、よく目にするファイルになるかと思います。
ファイルの確認のみで、編集を求められていないのであれば、解除はやめておきましょう。
古い拡張子ファイル使っているもので編集を求められているうえに、編集がうまくいかない場合は、作成者に「互換モード解除して最新のファイル形式で保存し送り返してもいいものなのか」確認が必要かと思います。
相手が「なにそれ???」っていってきたら、そういうファイルの事情はわかってないので、互換モードは解除しないでできるとこまで編集を行って、元データーは大事にとっておいた方がいいかもしれません。。。。

参考 Microsoft office サポート公式

文書を新しい形式に変換する(Wordサポート)

以前のバージョンの Excel と互換性がある Excel ブックを保存する(Excelサポート)



最後に

「そもそも崩れるようなデータのやり取りを添付ファイルで送りつけるとかするのはどうなのよ」
うんたらかんたら、となりそうですが、会社、取引先によってルールとか、用意してるツール違いますので、ある程度仕方ないところがあります。セキュリティ上添付ファイルやり取りはリスクも高くなっておりますので、これを機会にいろいろファイルの扱い方の見直しを引き締めてやってみてはいかがでしょうか。
私自身もファイル管理がどっちかというと苦手な方なので、今頑張って見直している最中です。